administrasi umum
ADMINISTRASI UMUM
Pengertian
Manusia sebagai makhluk sosial, sudah menjadi keharusan baginya untuk berkelompok dengan sesamanya dalam memenuhi kebutuhan hidupnya, baik kebutuhan diri sendiri maupun kebutuhan kelompok. Dalam organisasi pada umumnya, dengan semakin kompleknya pekerjaan dan kegiatan, untuk itu dituntut penyempurnaan organisasi agar dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Salah satunya adalah administrasi organisasi yang menjadi salah satu elemen penting. Baik tidaknya organisasi dapat dilihat dari pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, selain kegiatan operasionalnya. Administrasi diibaratkan darah dalam manusia, bila kegiatannya berhenti maka berhenti pulalah aktifitas organisasi tersebut, bila salurannya tidak lancer maka tersendat-sendatlah jalannya organisasi.
Administrasi umum adalah semua pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis-menulis dalam lingkungan oorganisasi secara teratur dan terarah bersifat non operasional dan dilaksanakan oleh seluruh bagian organisasi untuk mencapai tujuan.
Peranan dan Ciri Administrasi Umum
a. Peranan administrasi umum
1. Mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi pejabat atau pimpinan organisasi guna pengambilan keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan karena berkecimpung dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi.
b. Ciri administrasi umum
1. Bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain agar dapat berjalan sebagaimana mestinya.
2. Memasuki seluruh bagian organisasi, diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan di seluruh organisasi.
3. Dilaksanakan oleh semua anggota dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok anggota yang bersangkutan.
4. Memerlukan ketelitian dan kecermatan.
Asas-asas Penyelenggaraan Administrasi Umum
a. Asas tanggung jawab
Semua penyelenggaraan administrasi umum harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab.
b. Asas keamanan
Semua tulisan dinas mempunyai tingkat keamanan tertentu.
c. Asas saluran komunikasi
Pelaksanan Administrasi umum organisasi hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh prosesnya dapat diselesaikan dengan cepat dan memperhatikan pengawasan serta pengendalian dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.
d. Asas ketepatan
Guna mendukung kelancaran tugas, semua kegiatan administrasi harus diselesaikan dengan cepat dan tepat pada waktunya.
Tulisan Dinas
Tulisan dinas adalah semua tulisan-tulisan dinas yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan organisasi dalam rangka melaksanakan tugas dalam bidangnya masing-masing. Tulisan dinas digolongkan menjadi 2 yaitu yang bersifat mengatur dan bersifat naskah/surat.
A. Jenis Tulisan Dinas yang bersifat mengatur
1. Surat Keputusan
Surat Keputusan (Skep) adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat kebijaksanaan pelaksanan dari suatu kebijaksanaan pokok, digunakan untuk :
a. Menetapkan atau mengubah status anggota
b. Menetapkan/mencabut berlakunya suatu petunjuk
c. Menetapkan/mencabut berlakunya cap dinas organisasi
d. Menetapkan/mengubah/membubarkan badan kepanitiaan/tim
e. Pendelegasian wewenang tertentu
Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pimpinan tertinggi organisasi.
2. Instruksi
Intruksi adalah suatu bentuk tulisan yang memuat petunjuk/arahan pelaksanaan suatu kebijakansanan pokok yang tertuang dalam keputusan tertentu. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pimpinan tertinggi organisasi.
3. Perintah Harian
Perintah Harian adalah suatu bentuk tulisan dinas yang dikeluarkan untuk memperingati suatu peristiwa penting, memuat suatu kebijaksanaan pokok, pesan-pesan pribadi, serta pernyataan kehendak pimpinan yang harus ditaati. Perintah harian tidak memerlukan nomor surat dan tembusan. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pimpinan tertinggi organisasi
4. Petunjuk Pelaksanaan (Juklak)
Juklak adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanan suatu kegiatan, termasuk pengaturan urut-urutan pelaksanaannya, berdasarkan suatu kebijaksanaan pelaksanaan. Isi dari Juklak harus sistematis dan dengan jelas menunjukkan urut-urutan tindakan pengorganisasian, koordinasi, dan hal-hal lain yang dipandang perlu untuk melaksanakan, materi Juklak disusun dalam urut-urutan pasal-pasal. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pimpinan tertinggi organisasi atau kepanitiaan.
5. Surat Perintah/Surat Tugas (Sprin/Sgas)
Sprin/Sgas adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pernyataan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seorang/sekelompok personil dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pimpinan tertinggi organisasi atau kepanitiaan.
B. Jenis Tulisan Dinas yang bersifat Naskah
1. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk tulisan dinas yang membuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau suatu kejadian secara kronologis. Laporan dibuat oleh setiap pejabat yang telah diserahi tugas jabatan, baik rutin maupun khusus, ataupun kegiatan lain yang berhubungan dengan kedinasan.
2. Surat
Surat adalah bentuk tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain diluar organisasi sendiri. Surat dibuat oleh pimpinan/ pejabat organisasi sesuai dengan lingkup tugas wewenang dan tanggung jawabnya.
3. Nota Dinas
Nota Dinas adalah suatu bentuk tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain di dalam lingkup organisasi sendiri. Nota Dinas hanya berlaku di dalam lingkungan organisasi sendiri.
4. Surat Edaran
Surat edaran adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang cara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan kebijaksanaan pelaksanaan. Surat dikeluarkan oleh pimpinan/ pejabat organisasi sesuai dengan lingkup tugas wewenang dan tanggung jawabnya.
5. Telegram
Surat telegram adalah surat yang dibuat dengan gaya telegram dan sifatnya biasanya mendesak. Surat dikeluarkan oleh pimpinan/ pejabat organisasi sesuai dengan lingkup tugas wewenang dan tanggung jawabnya.
6. Pengumuman
Pengumuman adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat tentang pemberitahuan sebagai tindak lanjut dari kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan/pejabat organisasi dan ditujukan kepada seluruh anggota atau masyarakat sekitar organisasi.
7. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah suatu bentuk tulisan dinas yang digunakan untuk mengantarkan/menyampaikan tulisan dinas lainnya. Biasanya dibuat oleh keskretariatan atau pejabat organisasi yang ditunjuk.
8. Naskah Dinas Lainnya
Naskah dinas lain adalah tulisan dinas yang tidak termasuk ke dalam salah satu bentuk tulisan dinas yang telah diuraikan di atas, namun kegunaannya sangat penting dalam memperlancar kegiatan organisasi.
a. Buku Tamu
b. Buku Piket
c. Buku Ekspedisi
d. Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
e. Buku Kerja
f. Buku Inventaris
g. Buku Prestasi Kegiatan
h. Buku Kas
i. Buku Peminjaman Barang
j. Buku Rekapitulasi
k. Buku Riwayat Hidup
l. Buku Her Regristasi Anggota
Susunan/Format Surat Dinas
a. Kepala Surat
Kepala surat lazim disebut kop surat. Di dalamnya terdapat hal-hal sebagai berikut :
(1) Nama instansi
(2) Alamat instansi
(3) Nomor telepon dan faksimil
(4) Nomor Kotak pos
(5) Nomor kode pos
(6) Alamat pos-el (e-mail) dan alamat (web site, kalau ada)
(7) Lambang atau logo instansi
Kepala surat semacam ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimil, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.
b. Isi Surat
Pemakaian alinea/paragraf harus diperhatikan, ini sering dilupakan. Tidak setiap kalimat harus dimulai dengan alinea/baris baru; sebaiknya tiap alinea memuat satu hal supaya penerima surat dengan mudah menangkap isi surat. Harus pula dijaga agar alinea-alinea itu tidak menjadi terlalu panjang. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
1. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsurunsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.
2. Penyusunan Paragraf
Paragraf adalah sekelompok pernyataan yang berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan.
3. Pilihan Kata
Surat-surat yang resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik dan baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.
4. Kata yang Baik dan Baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, entar, kasih, bikin, betulin, kagak dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa, nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.
5.Kata yang Lazim
Surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hidarkanlah perasaan ingin memperlihatkan keintelektualan atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya menggunakan istilah bahasa Indonesia. Gunakan kata masukan bukan input, peringkat bukan ranking, pantau bukan monitor.
6. Kata yang Cermat
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.
7. Ungkapan Idiomatik
Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain :
Sesuai dengan
Bertemu dengan
Berhubung dengan
Sehubungan dengan
Bertalian dengan
Bersamaan dengan
Tidak ubahnya seperti
Berbicara tentang
Berkenaan dengan
Disediakan untuk
Terbuat dari
Terjadi dari
Luput dari
Terdiri atas
Tidak berbeda dengan
Disebabkan oleh
8. Ungkapan Penghubung Kata-kata yang Bermiripan
Ungkapan penguhubung dalam bahasa Indoensia ada dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat.
9. Ungkapan yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena pengunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya.
Contoh:
Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)
Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)
Agar dan supaya (tidak digunakan sekaligus)
10.Kata-kata yang Bermiripan
Dalam bahasa Indonsia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi bentuk maupun dari segi makna. Bahkan, dari segi makna dapat dikatakan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang termasuk kata-kata yang bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masingmasing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada.
c. Tajuk tanda tangan
1. Tajuk tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah kalimat terakhir.
2. Tajuk tanda tangan sejauh mungkin dibuat dalam satu baris kecuali apabila tulisan dinas ditandatangani atas nama pejabat lain.
3. Tajuk tanda tangan terdiri dari nama jabatan (Panglima, Komandan, Kepala, Direktur, Asisten dan lain sebagainya) diikuti dengan nama badan, nama dan pangkat yang bersangkutan.
4. Nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam telegram dan pada kertas formulir kecil.
5. Nama jabatan pada baris kedua dan ketiga (setelah A.n dan U.b) boleh disingkat.
6. Baris terpanjang dalam tajuk tanda tangan adalah 41 ketukan.
7. Dengan memperhatikan ketentuan no. 6, maka nama badan dalam tajuk tanda tangan dapat disingkat.
8. Ruang tanda tangan 3 spasi.
9. - No anggota atau NIM ditulis dengan bilangan asli
- Pemberian garis bawah antara nama dengan No anggota atau NIM
10. Pendelegasian wewenang dimungkinkan apabila Ketua atau Wakil Ketua betul-betul mendadak pergi semua karena tidak berada ditempat, dan telah melimpahkan kepada eselon bawahan (Kepala Departemen).
d. Penomoran Surat
1. Jenis tulisan dinas atau klasifikasi surat
2. Nomor urut
3. Tulisan kode organisasi
4. Bulan dengan angka romawi
5. Tahun
Contoh Penomoran surat
- Surat Keputusan Nomor : Skep-001/HMTI/V/2011
- Instruksi Nomor : Ins-002/HMTI/V/2011
- Surat Edaran Nomor : SE-003/HMTI/V/2011
- Surat Perintah Nomor : Sprin-004/HMTI/V/2011
- Surat Undangan Nomor : UND-005/HMTI/V/2011
- Surat Biasa Nomor : B-006/HMTI/V/2011
- Surat Rahasia Nomor : R-007/HMTI/V/2011
- Nota Dinas Nomor : ND-008/HMTI/V/2011
e. Lampiran
Apabila di dalam surat dinas mempunyai lampiran, maka penulisan lampiran diberi tambahan pada jenis surat didepannya.
Surat-menyurat Dinas
1. Tujuan Surat-Menyurat
a. Agar segala tindakan yang dikehendaki tercapai dengan tepat dan cepat
b. Untuk menyampaikan pemberitahuan, kehendak, laporan dan perintah
c. Untuk mencatat diskusi dan menyusun keputusan
d. Untuk meyakinkan pihak lain dengan alasan jelas
e. Agar semua kegiatan yang telah dilakukan dalam tulisan dinas dapat dijadikan bahan untuk berbagai kepentingan administrasi
2. Derajat Surat
Derajat surat yang dimaksud adalah tingkat kecepatan penyampaian suatu tulisan dinas/berita.
a. Kilat (K)
Surat harus disampaikan pada saat itu juga.
b. Sangat segera (SS)
Surat harus dikirimkan pada hari itu juga atau pada waktu-waktu yang telah ditentukan pada hari itu.
c. Segera (S)
Surat harus disampaikan dalam 24 jam.
d. Biasa (B)
3. Klasifikasi Surat
Klasifikasi surat adalah tingkat keamanan isi tulisan dinas/berita.
a. Sangat Rahasia (SR)
b. Rahasia (R)
c. Konfidensial (K)
d. Biasa (B)
4. Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah sebagai berikut :
a. Tahap penerimaan, surat dikelompokkan sesuai dengan derajat surat
b. Tahap pencatatan, surat langsung dicatat dalam agenda surat masuk
c. Tahap penilaian, surat di arsip atau di disposisi
d. Tahap pengolahan/distribusi, Penerima surat menentukan tindakan apa yang diambil setelah menerima surat
e. Tahap penyimpanan, surat disimpan sesuai dengan jenisnya
5. Surat Keluar
a. Tahap pengolahan, menyiapkan konsep surat dan tanda tangan
b. Tahap penggadaan, memperbanyak sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju
c. Tahap pengiriman, surat dikirimkan sesuai dengan derajat surat
d. Tahap penyimpanan, semua surat keluar harus diarsip dengan baik
Komentar
Posting Komentar